Meklēšana datubāzē pirmām kārtām ieteicama pēc personas uzvārda. Tā kā izmantotajos avotos uzvārdi sastopami atšķirīgos rakstības variantos - latviešu, krievu, vācu un angļu valodā -, datubāzē izvēlēts vienots uzvārda rakstības variants - vāciskais. Lai atvieglotu meklēšanu, visi atrodamie uzvārdi sniegti atsevišķā sarakstā. Meklētājā nepieciešams ierakstīt visu uzvārdu pilnībā, nevis tikai kādu tā daļu. Meklēšanas rezultātus iespējams kārtot pēc vārda, dzimtā uzvārda vai mātes uzvārda. Lai ierobežotu rezultātus ieteicams izmantot filtrus.
Meklēšana iespējama arī pēc vārda, dzimšanas un miršanas gada, likteņa.
Vārdi pārsvarā doti vācu transkripcijā: Zalman=Salman, Yacob=Jacob, Ber=Behr utt.
Šie dati ņemti no oficiāliem avotiem - pasēm, pasu grāmatām un metrikām. Tie bieži vien atšķiras no Jad Vašem datiem un LPSR Ārkārtējās republikāniskās komisijas dokumentos atrodamajiem, tādēļ katru cilvēku nepieciešams identificēt pēc vairākiem parametriem - vārda, uzvārda, tēva vārda, dzimšanas vietas utt. Ja zināmi dzimšanas datu divi varianti (gan pēc jaunā, gan vecā stila), tad norādīts datums pēc jaunā stila. Datu formāts - gads, diena, mēnesis.
Latvijas teritorijā 1918.-1919. gadā dzimušo personu dzimšanas vieta norādīta to vēsturiskajā variantā: Rezhitsa, Lutzin, Dunaburg, Dvinsk, bet pēc 1919. gada - mūsdienu variantā: Rēzekne, Ludza, Daugavpils. 1918.-1919. gada dati ir nosacīti, jo šajā laikā pilsētas pārdēvēja, taču katras pilsētas pārdēvēšanas datums speciāli nav precizēts. Ja vietas vecais nosaukums fonētiski neatšķīrās no jaunā, saglabāts jaunais - Preiļi, Grīva, Madona, Piltene utt.
Lielākājā daļā gadījumu nāves datums ir 1941.gads. Tā kā LPSR Ārkārtējās komisijas materiālos norādītais ebreju nāves datums nereti ir pretrunā ar vēsturnieku jaunākajiem pētījumiem, tika izlemts datubāzē norādīt tikai gadu. Gadījumos, kad nāves datums avotos sakrīt ar ebreju masu iznīcināšanas datumu, tas norādīts precīzāk. 1941. gads Rīgā nozīmē bojāeju vienā no Rumbulas masu iznīcināšanas akcijām - 30. novembrī vai 8. decembrī; kur tas precīzi zināms, datums ir pievienots.
Gadījumos, kad miršanas datums institūta Jad Vašem datubāzes materiālos ir pretrunā ar zināmajiem avotiem (piemēram, 1939. gads Rīgas iedzīvotājiem vai 1943. gads vietās, kur ebreju iedzīvotāji bija iznīcināti jau 1941. gada rudenī), nāves datums norādīts „1941?”.
Lielākajai daļai bojā gājušo masu slepkavībās nāves vieta sakrīt ar dzīvesvietu pirmskara un kara laikā. Daudzi Daugavpils apriņķa iedzīvotāji nonāca Daugavpils geto, bet no Bauskas un Tukuma bēgošie - Rīgā, kas arī kļuva par viņu nāves vietu. LPSR Ārkārtējās komisijas materiālos šie fakti bieži vien nav fiksēti, jo tie sastādīti, balstoties uz liecinieku liecībām un atmiņām, un tajos ir vairākas neprecizitātes attiecībā uz konkrētu cilvēku nāves vietu.
Norādītas pirsmkara dzīvesvietas, kas ir dokumentāri apstiprinātas. Tādas varēja būt vairākas. Meklēšana iespējama pēc jebkuras no tām. Ja cilvēki dzīvoja pagastos, vārds „pagasts” - „pag.” tiek lietots tikai gadījumos, kad pagasta nosaukums sakrīt ar pilsētas nosaukumu, piemērām, Krustpils un Krustpils pag., Grobiņa un Grobiņas pag.
Datubāzē izmantoti šādi apzīmējumi attiecībā uz likteni:
- Deported - 1941. gada 14. jūnijā deportēti.
- Killed (nogalināts) - ja ir dokuments vai avots, kas to apliecina.
- Killed? (nogalināts?) - iespējams, ka nogalināts. Šis termins lietots, kad bojāejas iespējamība mazāka.
- Committed suicide - izdarījis pašnāvību.
- Fled - evakuējies uz PSRS.
- Fled? - iespējams, ka evakuējies uz PSRS.
- Ghetto - bijis geto. Ja dzīvesvieta kara laikā bija Rīga, bet ailē „Liktenis” norādīts „geto”, tas nozīmē, ka cilvēks atradies Rīgas geto. Ja dzīvesvieta kara laikā bija Daugavpils, bet ailē „Liktenis” norādīts „geto”, tas nozīmē, ka cilvēks atradies Daugavpils geto. Gadījumā, ja dzīvesvieta kara laikā nesakrīt ar geto atrašanās vietu, ailē „Liktenis” norādīts, kurā geto cilvēks ir bijis.
- Ghetto? - geto?, iespējams, ka bijis geto.
- Hidden- slēpies vai slēpts.
- Red Army - dienējis Sarkanajā armijā, kas lielākoties nozīmē evakuāciju uz PSRS un pēc tam piedalīšanos kara darbībā, pārsvarā Latviešu divīzijas sastāvā.
- Kaiserwald, Stutthof, Buchenwald etc. - persona atradusies konkrētajā koncentrācijas nometnē.
- Survived - izdzīvojis; ja ir ticamas ziņas, kas apstiprinās dokumentāri vai noskaidrotas personīgu kontaktu ceļā.
- Survived? - izdzīvojis?; ja ir pretrunīgas ziņas, un fakts pagaidām nav pierādīts dokumentāri.
- Torfwerk - strādājis kūdras rakšanas darbos un bijis dzīvs vēl 1942.-1943. gadā.
Šajā ailē pārsvarā norādīti dati, ja personas bijušas dzīvas vēl 1942.-1944. gadā un atradās Daugavpils geto, strādājušas kūdras rakšanas darbos, atrodoties Rīgas geto, nonāca Štuthofas un Būhenvaldes koncentrācijas nometnē 1944. gada rudenī.
Citu valstu pilsoņiem norādīta viņu pavalstniecība. Šis jautājums nav īpaši pētīts, taču gadījumos, kad pilsonība norādīta, mēs uzskatījām par iespējamu to saglabāt, jo tā sniedz pilnīgāku ainu par ebreju iedzīvotāju sastāvu 1941. gada jūnijā, ieskaitot Ungārijas, Čehijas un Vācijas ebrejus, kuri Latvijā bija raduši patvērumu no nacistiskā režīma.
Half-Jew - pa pusei ebrejs. Varēja nebūt ieslodzīts geto un netikt pakļauts daudzām pret ebrejiem vērstām darbībām.